Det går och man får

Drivkraft. Via kommunernas inköp av mat till skolor – här Gideonsbergsskolan i Västerås – daghem
och äldreomsorg kan samhället påverkas i riktning mot större uthållighet.

Offentliga sektorn kan visa vägen till en mer hållbar upphandling

Kommunal upphandling ska uppfylla krav på effektivitet och kvalitet – men går det ockå att använda upphandlingen som ett verktyg för att nå en hållbar utveckling?
  – Ja visst kan man det, säger Frank Jörgensen, tidigare upphandlingsstrateg hos Västerås stad.

Frank Jörgensen har även erfarenhet från upphandling inom det privata näringslivet och menar att varje organisation kan fatta beslut om vilka kriterier man ska ha för upphandlingen.
  – En enskild kommunstyrelse kan till exempel fatta beslut om en policy som ska gälla. Men då är det viktigt att den inte bara gäller sådant som kommunen köper till den egna verksamheten, utan att den även omfattar entreprenörer inom till exempel äldreomsorgen.

Måttliga krav i början
Konkret innebär det att om kommunen upphandlar en transporttjänst så ska leverantören kunna visa att verksamheten sker på ett miljöanpassat sätt – kanske inte från första början, men att den hela tiden utvecklas åt det hållet. Redan idag gör många kommuner på det viset.
  – Men en del av dem har inte förstått att man inte bör ställa alltför hårda krav från början. Då finns det en risk att man endast får någon enstaka leverantör som klarar kraven och det finns risk att det blir för dyrt.
  – I stället ska man i början lägga sig på en nivå som flera tänkbara leverantörer kan nå och sedan öka kraven successivt. Då kan man driva utvecklingen framåt utan att kostnaderna höjs. Man har flera leverantörer som konkurrerar i verkligheten, säger han. För en offentlig upphandling måste man ha en strategisk ingång, menar Frank Jörgensen.
  Det gäller att noggrant förbereda upphandlingsprocessen. Identifiera lösningar och undersöka marknaden det vill säga ha en dialog med de leverantörer som verkar där.
  – Förarbetet är väldigt viktigt. När man väl är mitt inne i upphandlingsprocessen och har fått in anbuden går det inte att ändra förutsättningarna.
  Och när upphandlingen har landat, så måste man följa upp.
Där finns också brister, anser han. Bland annat av det skälet att kommuner inte har särskilda inköpssystem. Det gäller till exempel Västerås stad. Detta innebär att man måste gå in i ekonomisystemet för att kunna följa upp inköpen på artikelnivå.
  – Så det saknas alltså bra verktyg för att genomföra uppföljning, säger Frank Jörgensen.
  Viktigt att tänka på i förberedelsearbetet är, tycker han, att identifiera de egna behoven och göra klart vilka krav man ska ställa.
  – En analys måste börja långt innan ett pågående inköpsavtal går ut. Men då måste man ha ett sätt att arbeta för detta, och där brister det ofta.

Blev besviken
  – När jag började arbeta i Västerås så tittade jag på hur stora kommuner och landsting skötte sin upphandling och hur den utvecklades. Men jag blev besviken; jag såg väldigt lite av ut-veckling. Tyvärr.
  Frank Jörgensen tror att många kommunala upphandlare lutar sig alltför mycket mot Lagen om offentlig upphandling, LOU.
  – Men man gör inte bra affärer – eller styr mot en mer hållbar utveckling – med LOU. Den är bara en procedur för upphandlingen. LOU tar inte hand om förarbete eller uppföljning. Därför finns en risk att dessa två viktiga moment faller bort, säger Frank Jörgensen, som också konstaterar att med rätt arbetssätt skulle kommunerna kunna spara väldigt mycket pengar.

text: Anders Jägeberg
foto: Mats Lindskog